Gestão de projetos compreende técnicas e processos essenciais para que um projeto tenha êxito.
Esse tipo de gestão é, basicamente, a arte de gerenciar um projeto do seu começo dele até o seu término, compreendendo todas as etapas, partindo do planejamento, análise, execução e controle de pessoas e de recursos. E nela ainda há processos e etapas como controle de recursos, prazos e gerenciamento de riscos.
A gestão é uma prática importante nas organizações de todos os segmentos e tamanhos, de empresas corporativas a instituições sem fins lucrativos e mesmo as governamentais.
Fases importantes da gestão de projetos
No centro da gestão de projetos há o ciclo de vida do projeto, que costuma envolver as fases de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e finalização.
Sobre a fase de iniciação, é ali quando os objetivos do projeto são elaborados e sua viabilidade é analisada. No planejamento, acontece que os detalhes do projeto são definidos, com o escopo, cronograma, orçamento e os recursos que se precisa. Chegando a fase de execução, realizam-se as tarefas segundo o plano determinado.
O monitoramento é a etapa para acompanhar o progresso de um projeto. Ali se detectam desvios quanto ao plano e são tomadas medidas corretivas, caso necessário.
E em seguida há a finalização ou encerramento. Essa é a fase quando há o encerramento do projeto, com a documentação de lições aprendidas e a passagem de entregas aos responsáveis devido ao uso ou manutenção.
Se pode facilitar a gestão de projetos através de distintas ferramentas e técnicas. Um exemplo é o uso de softwares de gestão de projetos, técnicas para a análise de risco, bons métodos de comunicação e habilidades relacionadas a liderança.
Essa gestão ainda se beneficia de princípios fundamentais. E dentre eles estão: clareza de objetivos, definição de responsabilidades, comunicação clara e colaboração entre os interessados.
Áreas importante dessa gestão
A gestão de projetos compreende diferentes áreas importantes para assegurar o sucesso de um negócio. E quando há esse gerenciamento eficaz de tais áreas, se consegue então atingir os objetivos de um projeto de maneira eficiente.
Um dos aspectos cruciais é o gerenciamento de tempo. Ele compreende a criação de cronogramas realistas e a organização das atividades a fim de cumprir os prazos definidos.
O gerenciamento de custos é mais uma área importante. Ela ajuda a garantir que o projeto siga dentro do orçamento determinado, com o controle dos gastos e detectando possíveis desvios financeiros.
Há o gerenciamento de qualidade que foca em fazer com que os produtos ou serviços estejam de acordo com os padrões estabelecidos. E para isso se usam processos de controle e de garantia da qualidade.
O gerenciamento de recursos é o que aloca e usa eficientemente os recursos que se tem. E esses recursos geralmente são: pessoal, materiais e equipamentos. E com isso se máxima a atividade e reduz os desperdícios.
Nesse processo existe ainda o gerenciamento de riscos. Esse compreende a identificação, avaliação e diminuição de possíveis ameaças ao sucesso do projeto. E com isso se diminuiria a probabilidade de ocorrência e o impacto negativo.
O gerenciamento de aquisições, por sua vez, designa a contratação de bens e serviços externos para o projeto. Nisso inclui-se o processo para a escolha de fornecedores e a negociação dos contratos.
Já o gerenciamento de comunicação é a definição de canais eficazes para trocar de informações entre os interessados. Assim se garante uma comunicação transparente no desenrolar do projeto.
Finalmente, o gerenciamento de partes interessadas identifica, engaja e gerencia as expectativas dos afetados pelo projeto, ao passo que o gerenciamento de integração coordena essas áreas, garantindo a coesão entre os aspectos do projeto.
Figuras importantes na gestão de projetos
Na gestão de projetos, além da equipe, é crucial a participação do patrocinador, do gerente de projeto e do cliente.
O patrocinador é aquele que financia e apoia o projeto. Ele escolhe o gerente de projeto e proporciona suporte ao longo do ciclo de vida do projeto. Sendo a pessoa de maior autoridade, o patrocinador decide a visão e os objetivos de um projeto, resolvendo ainda questões estratégicas e garantindo recursos apropriados.
O gerente de projeto é aquele que responde pela execução do projeto, do planejamento a entrega. Ele coordena as atividades, realiza o gerenciamento dos recursos, comunica-se com os interessados e trabalha para assegurar que as metas sejam conquistadas no prazo e do orçamento definidos.
Sendo um líder, o gerente de projeto opera como um mediador entre o patrocinador e a equipe. E assim ele garante a coesão e o progresso do projeto.
O cliente é aquele que receberá o produto final de um projeto. E mesmo que ele nem sempre esteja ativo a todo momento no desenvolvimento do projeto, o mesmo é fundamental, pois determina os requisitos e as expectativas com o produto/serviço. A satisfação dele, então, é o principal indicador para o sucesso do projeto.
Esses três papéis podem tanto ser cumpridos por pessoas diferentes ou, nos projetos menores ou internos, por uma mesma pessoa.